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Allgemeines

Citavi (Homepage: www.citavi.com) ist Programm für Literaturverwaltung und Wissensmanagement ein Produkt der Schweizer Firma »Swiss Academic Software«. Das Programm wird stetig weiterentwickelt (es gibt u. a. einen Wunschzettel im Citavi-Forum!) und integriert drei Funktionalitäten in eine Benutzeroberfläche: eine Literaturverwaltung, ein Wissensmanagement und eine Aufgabenplanung. Wie das im Einzelnen funktioniert, erkundet man am besten anhand der Filme und Animationen von Citavi selbst. Hier auf der Seite schreibe ich, wie ich als Theologe Citavi nutze, um mein Wissen generell zu organisieren – nicht nur im Hinblick auf nur eine wissenschaftliche Arbeit.

Citavi bietet mit seinen Grundfunktionen eine differenzierte Struktur, um die alltäglichen wissenschaftlichen Arbeitsgänge (Literatur suchen, auswerten, verarbeiten) wohlgeordnet am Rechner zu erledigen:

• Citavi erfasst die bibliographischen Informationen eines Buches automatisch, sobald eine ISBN-Nummer vorliegt. Natürlich kann man diese Informationen auch manuell einpflegen.
• Um das Gelesene strukturiert zu notieren, stehen in der Literaturverwaltung durchdachte Funktionen bereit: Man kann Zusammenfassungen einer Textpassage oder auch wörtliche Zitate hinterlegen und mit Schlagworten und sogenannten Kategorien (das sind z. B. die Gliederungspunkte in einer Hausarbeit) verknüpfen.
• Bücher und Notizen sortiert Citavi im Programmteil „Wissensmanagement“ automatisch den Schlagworten und Kategorien zu: Hat man aus mehreren Büchern etwas über „Pharisäer“ gelesen und in Citavi-Zitate oder -Zusammenfassungen verpackt, dann werden alle diese Lesefrüchte dem Schlagwort oder Kategorieneintrag „Pharisäer“ zugeordnet.
• Zum Wissensmanagement gehört, dass Ideen und Gedanken auch unabhängig von konkreter Literatur festgehalten und Schlagworten/Kategorien zugeordnet werden können.
• Um den Fortschritt der Arbeit kontrollieren zu können, schlägt Citavi vor, „Meilensteine“ festzulegen und im Programmteil „Aufgabenplanung“ zu überwachen.
• In einer fertig geschriebenen Arbeit erstellt Citavi automatisch die richtige Zitation im Fußnotentext sowie ein vollständiges Literaturverzeichnis.

Was mir persönlich (nicht) gefällt

• Die Literaturverwaltung und das Zuordnen von Lesefrüchten bzw. Ideen und Gedanken zu Schlagworten und Kategorien funktioniert prima.
• Nur die Wissensorganisation ist leider noch nicht so weit, dass man die Lesefrüchte, Ideen und Gedanken direkt in Citavi zu einem eigenen Text mit Fußnoten weiterverarbeiten kann. Wissenschaftliche Arbeiten muss man weiter mit Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm schreiben – womit die Gedankenstruktur theoretisch doppelt vorliegt (und gepflegt werden müsste): In Word, also im endgültigen Dokument, und in der Wissensorganisation von Citavi. Deswegen nutze ich die Wissensorganisation nur zur Stoffsammlung, gleiche aber die Endgestalt meiner konkreten Arbeit nicht 1:1 mit Citavi ab, so wie sich die Entwickler von Citavi das wohl gedacht haben.
• Gut finde ich, dass man Citavi vorerst nicht kaufen muss. Die Citavi-Free-Version ist eine vollfunktionsfähige Testversion, allerdings kann man damit nur 100 Titel speichern.
• Solange man an einer Universität des Partnerprogramms eingeschrieben ist, kann man kostenlos auf Citavi Pro bzw. Citavi Team upgraden. Eine Lizenz erhält man, nachdem das Citavi-Bestellformular ausgefüllt wurde.
• Mittlerweile gibt es auch eine Citavi-Team-Version: Vorausgesetzt, man hat Zugriff auf einen gemeinsamen Speicherplatz (auch via VPN), kann man Projekte gemeinsam bearbeiten (in der Pro-Version 100 Titel, in der Team-Version unbegrenzt).
• Der Citavi-E-Mail-Support ist freundlich, schnell und zuverlässig, falls man im Forum die Antwort nicht gefunden hat.
• Citavi gibt es im Moment nicht als vollintegrierbares Programm für Apple. Wer als Apple-Nutzer mit Citavi arbeiten möchte, muss virtuelle Lösungen in Anspruch nehmen.

Citavi’s Wissensorganisation

Citavi nutze ich als Sammelbecken für alle Lese- und Hörfrüchte, Ideen und Gedanken, die ich gerne festhalten möchte. Damit stelle ich einen anderen Anspruch, als es der originären Idee von Citavi entspricht.

Prinzipiell ist Citavi so konzipiert, dass man am besten für jedes wissenschaftliche Projekt (Hausarbeit, Dissertation usw.) ein Citavi-Projekt anlegt. Die Kategorienfunktion soll in diesem einen Projekt dazu dienen, die Gliederung der wissenschaftlichen Arbeit abzubilden. Eine Kategorie im Citavi-Projekt entspricht also einem Gliederungspunkt in der wissenschaftlichen Arbeit. Indem man Lesefrüchte, Gedanken und Ideen einer Kategorie zuordnet, sammelt man Material für den entsprechenden Gliederungspunkt, um es im endgültigen Text zu verarbeiten. In einem projektgebundenen Citavi-Projekt sollen also nur die Titel gesammelt werden, die für dieses eine wissenschaftliche Projekt benötigt werden.

Der Nachteil der ursprünglichen Idee kommt dann zutage, wenn ich einen Titel für mehrere Projekte verwenden möchte.

Angenommen, ich arbeite 2010 an einem Projekt A und verwende dazu Buch X. Wenn ich Buch X 2011 in Projekt B verwenden möchte, kann ich es aus Projekt A in Projekt B exportieren und dann weiterbearbeiten. Wenn ich 2012 Projekt A weiterbearbeiten möchte, könnte folgendes passieren: Ich könnte vergessen haben, dass ich Buch X 2011 im Zuge meiner Bearbeitung von Projekt B schon weitere Zitate und Vermerke hinzugefügt habe. Ich würde dann 2012 den Stand von 2010 weiterbearbeiten und müsste die Arbeit von 2011 doppelt erledigen oder käme vielleicht zu anderen Ergebnissen.

So verwende ich ein einziges Citavi-Projekt mit einem Kategoriensystem für alle wissenschaftlichen Projekte und bilde die Gliederungen der einzelnen wissenschaftlichen Projekte in Unterpunkten des einen Kategoriensystems ab.

Mein Kategoriensystem im Einzelnen

Wie man gliedert, hängt natürlich von der Sache ab, die gegliedert werden muss. Um möglichst flexibel zu bleiben, gibt es in meinem Kategoriensystem drei Hauptgliederungspunkte:

• Die chronologisch und privat orientierte Gliederung listet alle konkreten Projekte auf, an denen ich arbeite, bzw. gearbeitet habe.
• Die thematisch-persönlich orientierte Gliederung bildet meine »Lebenstheologie« ab, ein hierarchisch organisiertes Arrangement der theologischen Themen, die mir persönlich im Alltag begegnen.
• Die thematisch-wissenschaftliche orientierte Gliederung ist ebenso hierarchisch geordnet, wobei alle Dinge eingeordnet werden können sollen, die in der wissenschaftlichen Theologie zu bedenken sind. Die Einzelheiten findest du hier: klick!

Wie bei allen solchen Ordnungen mit umfassendem Anspruch gibt es irgendwann Querverbindungen zu anderen Gliederungspunkten.¹ Ab einer bestimmten Größe lässt sich das Kategoriensystem außerdem nicht mehr geistig vollständig erfassen.² Trotzdem bleibe ich beim hierarchischen Kategoriensystem. Es mag zwar im Ganzen schlecht zu überblicken sein; die einzelnen Teile für sich genommen helfen aber durchaus, orientierungsfähige Untergliederungen bereitzustellen. Da ich die thematischen Gliederungen jeweils in einer MindMap dargestellt habe, die als pdf-Ausdruck auf meinem Tablet liegt, ist die umfassende Hierarchie trotzdem verfügbar. Ich kann sie mir bei Bedarf ins Gedächtnis rufen.

Raffinierte Schlagwörter-Vergabe-Funktion

Schlagwörter haben eine Art Lexikon-Funktion. Man sucht nach einem Stichwort und erhält in Citavi zwar keinen ausgefeilten Artikel, aber eine Sammlung aller Titel oder Wissenselemente, die mit diesem Schlagwort verbunden sind. Indem man die so generierte Liste durchsieht, wiederholt man den eigenen Wissensbestand, den man sich zum Thema in anderen Zusammenhängen schon erarbeitet hat. Wenn ein Titel oder ein Wissenselement konkret weiterverwertet werden soll, kann es mit einer gleichlautenden Kategorie verknüpft werden. So wird aus dem zufälligen Wissensbestand der Verschlagwortung ein geordneter, kategorial erfasser Wissensbestand, der in einem konkreten Projekt verwertet werden kann. Wer also Schlagwörter vergibt, investiert in die zukünftig zu leistende Arbeit. Vermutlich wird man später bereits erledigte inhaltliche Vorarbeiten sehr schätzen, denn unter dem Druck von wöchentlich zu erbringenden Predigten oder Unterrichtsstunden kommt der inhaltliche Teil oft zu kurz.

Für die Schlagwortvergabe ist meines Erachtens Intuition maßgeblich. Ich denke, es ist sinnvoll, viele Schlagwörter zu vergeben. Will ich die »Lexikon-Funktionalität« der Schlagwörter nutzen, dann ist es gut getan, nicht nur bei einem bestimmten Wort selbst, sondern auch bei seinen Synonymen oder sachlich verwandten Bezeichnungen zu suchen, beispielsweise also nicht nur nach »Mehrehe«, sondern auch nach »Polygamie«.

Dieses Beispiel eignet sich, um das Potential einer weiteren Raffinesse von Citavi vorzustellen: die String-Suche in Schlagwörtern und Kategorien. Unter dem Menüpunkt »Listen« – »Schlagwörter« kann man seine Schlagwortsammlung organisieren, d. h., Schlagwörter umbenennen, löschen oder auch zusammenführen. Beispielsweise könnte man alle Titel mit dem Schlagwort »Mehrehe« mit den Titeln zusammenführen, die mit »Polygamie« getagt sind. Das neue Schlagwort könnte dann »Mehrehe = Polygamie« heißen. Dies ist ein komplexer Ausdruck, der vorteilhafterweise mehrere Schlagwörter in einem vereint, aber den Nachteil mit sich bringt, dass das alphebetische Ordnungsprinzip der Schlagwörter gesprengt wird. Nachteilig wirkt sich das vor allem bei der Schlagwortvergabe für einen Titel, bzw. ein Zitat aus: Während man das Schlagwort in das freie Feld eintippt, blendet Citavi automatisch Vorschläge aus dem schon angelegten Schlagwörterschatz ein. Tippe ich dann »Pol« und nicht »Meh«, so wird die automatische Standardfunktion zur Erleichterung der Schlagworteingabe das komplexe Schlagwort nicht vorschlagen. Dem ist nicht so, wenn der Schlagwörter-zuweisen-Dialog aufgerufen wird: Im Auswahlfeld kann man dann entweder »Pol« oder »Meh« eingeben – das komplexe Schlagwort wird gefunden, indem nach der eingegebenen Buchstabenfolge gesucht wird – unabhängig davon, ob sie am Anfang des Wortes oder woanders vorkommt:

Citavi’s Literaturverwaltungstools

Bei der Literaturverwaltung schätze ich, dass ich mit Hilfe der Zitat-Funktion zoomfähige Exzerpte erstellen und dank des Kategoriensystems alle Bücher, Gedanken, Ideen usw. den (theologischen) Themen zuordnen kann, die mich interessieren. Mein Kategoriensystem über die theologischen Themen (»Lebenstheologie«) umfasst alles, was mir im privaten und Arbeitsleben an theologischen Fragen begegnet. Im Kategoriensystem wird es hierarchisch geordnet. Mehr zu den Exzerpten steht auf der Seite »citavieren«.

Ein Hinweis für alle, die in der Theologischen Fakultät Greifswald eine theologische Arbeit schreiben wollen …

Wer diese Datei (klick!) herunterlädt, entpackt und in den Ordner „Custom Citation Styles“³ kopiert, kann seine theologischen Arbeiten von Citavi automatisch formatieren lassen. Als Richtlinie zum Zitieren diente dabei die »Handreichung zum Verfassen von wissenschaftlichen Arbeiten«. Mehr dazu steht hier: klick!

Letzte Aktualisierung: 30. Oktober 2013, Stephan Rehm.